PERBEDAAN HUBUNGAN FUNGSIONAL DAN HUBUNGAN KONTRAK KERJASAMA ANTARA PIHAK PIHAK YANG TERLIBAT PROYEK PEMBANGUNAN

PERBEDAAN HUBUNGAN FUNGSIONAL DAN HUBUNGAN KONTRAK KERJASAMA ANTARA PIHAK PIHAK YANG TERLIBAT PROYEK PEMBANGUNAN

Menurut Ervianto (2005) terdapat hubungan antara pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek, yang pada umumnya dibedakan atas hubungan fungsional, yaitu pola hubungan yang berkaitan dengan fungsi dari pihak-pihak tersebut dan juga hubungan kerja formal, yaitu pola hubungan yang berkaitan dengan kerjasama antara pihak-pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi yang dikukuhkan dengan suatu dokumen kontrak. Secara fungsional terdapat 3pihak yang sangat berperan dalam suatu proyek konstruksi, yaitu pihak pemilik proyek, pihak konsultan dan pihak kontraktor.

ORGANISASI

Bentuk organisasi akan terlihat dalam struktur organisasi. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis wewenang yang ada, bagan ini merupakan suatu hasil keputusan tentang struktur organisasi yang bersangkutan yang sesuai dengan hubungan fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan kontraktual, dll yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu sasaran.Bagan biasanya disusun secara piramida, di bagian atas menyempit sedangkan bagian bawah melebar. Bagan tersebut memperlihatkan tingkatan-tingkatan yang ada dalam organisasi dan pendelegasian wewenang digambarkan dengan garis lurus dan koordinasi pekerjaan digambarkan dengan garis putus-putus. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan bagan organisasi, adalah:
1.Bagan organisasi dapat memperlihatkan karakteristik utama dari organisasi yang bersangkutan.
2.Bagan organisasi dapat memperlihatkan gambaran pekerjaan dan hubungan-hubungan yang ada dalam organisasi.
3.Bagan organisasi dapat digunakan untuk merumuskan rencana kerja yang ideal sebagai pedoman untuk dapat mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan.

PEMBENTUKAN ORGANISASI PROYEK

Organisasi proyek perlu dibentuk misalnya oleh pemilik (owner), konsultan atau kontraktor. Pada umumnya owner menentukan dalam menyusun serangkaian kebijaksanaan dan memilih bentuk organisasi provek yang tepat untuk mengelola proyek.

Hal yang perlu diidentifikasikan saat pembentukan organisasi proyek .
·Tahapan proyek yangdiberlakukan pada organisasi atau proyek
·Penetapan pihak-pihak yang terlibat secara fungsional dalam organisasi proyek, yaitu bagaimana hubungan antar pihak-pihak yang terlibat dan kapan (bilamana) keterlibatan pihak-pihak tersebut
·Disamping penetapan organisasi proyek, manajemen puncak juga akan mempengaruhibentuk organisasi manajemen proyek yang digunakan.Hubungan antara satu pihak dengan pihak yang lain dalam satu bagan organisasi dapat terdiri dari 2 hubungan kerja yaitu :
1.Hubungan Fungsional
Hubungan fungsional adalah hubungan sesuai fungsi masing-masing pihak yang terlibat dalam proyek, seperti hubungan antara konsultan perencana dan kontraktor. Misalnya ada tahap disain dimana konsultan perencana berfungsi sebagai perencana, kontraktor belum berfungsi. Demikian pula sebaliknya pada saat kontraktor berfungsi sebagai pelaksana konstruksi konsultan perencana sudah tidak berfungsi. Bila pada saat Pelaksanaan konstruksi terdapat masalah yang berkaitan dengan perencanaan, penyelesaian masalah tergantung hubungan kerjasama (kontrak) antara pemilik dengan konsultan perencana dan kontraktor.

Ciri utama organisasi fungsional adalah memiliki strukturpiramida dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut:

ž Prinsip komando tunggal di mana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan.
ž Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggungjawab yang jelas.
ž Arus informasi dan pelaporan bersifat vertikal.
ž Hubungan kerja horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan, dan petunjuk pelaksanaan.
ž Mekanisme koordinasi antarunit, bila diperlukan, dilakukan dengan rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan.

Kelebihan dari organisasi fungsional antara lain:

ž Memudahkan pengawasan karena setiap personil hanya

melapor kepada satu atasan

ž Adanya potensi untuk meningkatkan keterampilan dan

keahlian untuk menjadi spesialis di bidangnya.

ž Konsentrasi perhatian personil terpusat pada sasaran

bidang yang bersangkutan.

ž Penggunaan sumber daya yang lebih efisien sebgai

akibat pekerjaan yang sejenis dan berulang-ulang.

ž Memudahkan pengendalian kinerja personil serta

pengendalian mutu, waktu, dan biaya.

Kesulitan yang dihadapi oleh organisasi fungsional

antara lain:

ž Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran dari

masing-masing bidang. Hal ini dapat mengurangi

perhatian perusahaan terhadap tujuan secara

menyeluruh.

ž Tidak ada pihak yang benar-benar bertanggung jawab

atas proyek secara keseluruhan.

ž Semakin besar organisasi, semakin panjang prosedur

pengambilan keputusan .

ž Sulit mengkoordinasikan dan mengintegrasikan

pekerjaaan yang multidisiplin dan melibatkan banyak

pihak di luar organisasi.

ž Kurangnya jalur komunikasi horizontal.

Pada organisasi proyek fungsional, lingkup kegiatan

proyek diserahkan kepada salah satu departemen dan

menjadi bagian atau tambahan dari kegiatan fungsinal

yang ada serta dipimpin oleh manajer lini yang telah

ada.

ž Organisasi ini banyak dijumpai pada perusahaan yang

telah memliki organisasi fungsional untuk mengelola

usahanya sehari-hari dan baru kemudian harus

menangani kegiatan baru yang berupa proyek.

ž Untuk proyek yang tidak terlalu besar dan jenis

kegiatannya masih daat dilakukan oleh salah satu

bidang fungsionalnya,penggunaan organisasi ini cukup

baik.

ž Struktur organisasi jenis ini kurang efektif untuk

menangani proyek besar dan kompleks.

2.Hubungan Kontrak
Hubungan kerjasama (kontrak) adalah hubungan berdasarkan kontrak antara 2 pihak atau lebih yang terlibat kerjasama.Kontrak merupakan kesepakatan (perjanjian) secara sukarela antara 2 pihak yang mempunyai kekuatan hukum. Kesepakatan ini dicapai setelah satu pihak penerima penawaran yang diajukan oleh pihak lain untuk melakukan sesuatu sebagaimana yang tercantum dalam penawaran.